Eine Buchhaltung für den schnellen Überblick
Jedes Unternehmen muss eine Buchhaltung führen. Was diese Buchführung alles beinhaltet, gesetzliche Vorgaben für KMU, Vereine und Landwirtschaft und welche Vorteile man mit einem einfachen Buchhaltungsprogramm hat, erfahren Sie in diesem Artikel.
Die Themen im Überblick:
Buchhaltung – [k]ein Buch mit sieben Siegeln
Buchhaltung ist der Oberbegriff für die Buchführung des Unternehmens.
Die alternative Bezeichnung in grösseren Firmen und Konzernen dafür ist das Rechnungswesen. Das Ziel einer Buchhaltung:
Jeder einzelne Geschäftsvorgang wird anhand von Belegen sowohl lückenlos als auch zeitlich, sachlich und rechnerisch dokumentiert.
Abhängig von Art und Grösse des Unternehmens ist die Buchhaltung in mehrere Teilbereiche gegliedert. Heutzutage ist sie ohne eine spezifische Buchhaltungssoftware weder denkbar noch machbar. Ob einfaches Buchhaltungsprogramm oder ob das aufwändige Buchhaltungsprogramm für die Finanzbuchhaltung mitsamt der Lohnbuchhaltung; als Grundlage für die Steuererklärung gegenüber der Finanzbehörde ist die ordnungsgemässe Buchführung eine unerlässliche Voraussetzung.
Buchhaltung muss gelernt sein, wiewohl sie durchaus erlernbar ist. Mitentscheidend ist die Auswahl des richtigen Buchhaltungsprogramms.
Buchhaltung und ihre Rechtsgrundlagen
Jeder schweizerische Unternehmer ist gesetzlich zu einer ordnungsgemässen Buchhaltung verpflichtet. Das gilt für den Einzelunternehmer ebenso wie für Handwerker und Freiberufler, für Personen- und für Kapitalgesellschaften.Rechtsgrundlage für die Buchhaltung ist das Obligationenrecht OR als Teil V des schweizerischen Zivilgesetzbuches ZGB. Die Abteilung IV enthält unter anderem Bestimmungen zur Buchführung. Die kaufmännische Buchführung ist in den Artikeln 957 ff des 32. Titels geregelt.
Je nach Art und Grösse des Unternehmens besteht die Pflicht zur doppelten oder zur einfachen Buchführung.Dementsprechend genügt für die vereinfachte Buchführung ein einfaches Buchhaltungsprogramm, und zwar für
- Vereine und Stiftungen, für die keine Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister besteht
- Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im vorangehenden Geschäftsjahr einen Umsatz von bis zu 500.000 SFR erzielt haben
- vollständige sowie wahrheitsgemässe Erfassung des einzelnen Buchungs-/Geschäftsvorganges
- Belegführung zu jedem einzelnen Buchungsvorgang
- Klarheit der Buchführung
- Zweckmässigkeit der Buchführung
- nachhaltige Nachprüfbarkeit mit der dazugehörigen Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht
Professionelles Buchhaltungsprogramm – das sind die Vorteile
Buchhaltungssoftware und dazugehöriges Buchhaltungsprogramm bieten dem Unternehmer eine Vielfalt an Vorteilen. Das wird anhand der folgenden Beispiele deutlich.
Aktueller Überblick in Echtzeit
Die digitale Buchhaltung gibt einen jederzeit aktuellen Überblick, vergleichbar mit dem Onlinebanking. Der einzelne Buchungsvorgang wird in Echtzeit verarbeitet und visuell angezeigt. Für automatisierte Buchungen wie Dauerauftrag und Lastschrift erfolgt die akustische Information per Kontowecker. Mit der digitalen Software hat der Unternehmer von jedem Ort und zu jeder Zeit Zugriff auf seine aktualisierte Buchhaltung. Einzige Voraussetzung ist das mit dem Internet verbundene Endgerät.
CRM-Einbindung
Mit einer individuell angepassten Software lässt sich die Buchhaltung direkt mit dem Firmen-CRM verknüpfen. Das Customer-Relationship-Management gehört als Kundenverwaltung zum Kernbereich des Unternehmens. Sämtliche Kundendaten stehen in einem engen Zusammenhang mit Buchhaltung und Rechnungswesen. In der digitalen Buchhaltung lassen sich die Kundendaten problemlos abspeichern und direkt mit Dokumenten wie Rechnungen oder Angeboten vernetzen. Per Suchfunktion werden Kundeninformationen, Kontaktdaten, Ansprechpartner, Zahlungen und anderes mehr mit einem Mausklick gefunden.
Flexibilität
Die digitale Buchhaltung wird grösstenteils papierlos abgewickelt; ausgedruckt wird nur das Allernötigste. Einzelne Zugriffsberechtigungen für Beschäftigte werden individuell entschieden und hinterlegt. Jeder Buchungsvorgang wird automatisch dokumentiert und sachlich zugeordnet. Dadurch sind Fehlerquellen weitestgehend ausgeschlossen. Die Flexibilität bestimmt sich nach der Ausgestaltung des Buchhaltungsprogramms.
Mahnwesen inklusive
Zu jeder Buchführung gehört als Teilbereich das Mahnwesen vom ersten freundlichen Reminder bis hin zum Mahnbescheid. Das digitale Mahnwesen in Echtzeit ist geradezu ein Muss für die effiziente Buchhaltung mit Liquiditätsplanung und Cashflow.
Zeitersparnis
Der Faktor Zeitersparnis wird mehr der Vollständigkeit halber genannt. Es ist eine systemrelevante Selbstverständlichkeit, dass die digitale Buchhaltung mit einer erheblichen Zeiteinsparung verbunden ist, und somit auch mit der Einsparung bei den Personal- und Verwaltungskosten.
Buchhaltungssoftware für Landwirtschaft und Vereine
Die ganz allgemeine Steuerpflicht gilt auch für Vereine und für die Landwirtschaft. Hier ist in aller Regel ein einfaches Buchhaltungsprogramm ausreichend.
Vereine sind grundsätzlich steuerpflichtig
Der Verein ist als juristische Person grundsätzlich steuerpflichtig. Er unterliegt der Gewinn- und Kapitalsteuer in demjenigen Kanton, in dem er seinen Sitz hat [Artikel 20 Absatz 1 Steuerharmonisierungsgesetz StHG]. Steuerbefreit ist der Verein, wenn er öffentlichen oder gemeinnützigen Zwecken gewidmet ist oder Kultuszwecke verfolgt [Art. 23 Abs. 1 lit. f und g StHG].
Landwirtschaft: wie für die übrigen Unternehmen von natürlichen oder juristischen Personen
Nach Artikel 58 DGB, Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer erfolgt für landwirtschaftliche Betriebe die Einkommensermittlung nach denselben Regeln wie für die übrigen Unternehmen von natürlichen oder juristischen Personen.
Aus dieser Steuerpflicht ergibt sich die Buchführungspflicht und in der Folge davon die Benutzung des jeweiligen Buchhaltungsprogramms.
© KMU-Marketing-Blog.ch, Autorenteam – überarbeitet am 17.3.2025/ Andreas Räber
Redaktionelle Leitung KMU-Marketing-Blog.ch
Andreas Räber ist Enneagramm-Coach/Trainer, GPI®-Coach, sowie Autor von zahlreichen Blogs, Fachartikeln und Kurzgeschichten aus den Bereichen Beruf, Gesundheit, Wirtschaft, Natur und Leben.
Das Thema Buchhaltung / Buchhaltungssoftware im Web
pinus-buchhaltungssoftware.ch: Einfaches und bewährtes Buchhaltungsprogramm für KMU Buch-Tipps.ch: Buchhaltung für «grüne» Unternehmen Andreas-Räber.ch: Wem haben wir eigentlich die Buchhaltung zu verdanken?
