Jedes Unternehmen muss eine Buchhaltung führen. Was diese Buchführung alles beinhaltet und welche Vorteile man mit einem einfachen Buchhaltungsprogramm hat, erfahren Sie in diesem Artikel.

Buchhaltung – [k]ein Buch mit sieben Siegeln

Buchhaltung ist der Oberbegriff für die Buchführung des Unternehmens. Die alternative Bezeichnung in grösseren Firmen und Konzernen dafür ist das Rechnungswesen. Jeder einzelne Geschäftsvorgang wird anhand von Belegen sowohl lückenlos als auch zeitlich, sachlich und rechnerisch dokumentiert. Abhängig von Art und Grösse des Unternehmens ist die Buchhaltung in mehrere Teilbereiche gegliedert. Heutzutge ist sie ohne eine spezifische Buchhaltungssoftware weder denkbar noch machbar. Ob einfaches Buchhaltungsprogramm oder ob das aufwändige Buchhaltungsprogramm für die Finanzbuchhaltung mitsamt der Lohnbuchhaltung; als Grundlage für die Steuererklärung gegenüber der Finanzbehörde ist die ordnungsgemässe Buchführung eine unerlässliche Voraussetzung.

Buchhaltung muss gelernt sein, wiewohl sie durchaus erlernbar ist. Mitentscheidend ist die Auswahl des richtigen Buchhaltungsprogramms.

Buchhaltung und ihre Rechtsgrundlagen

Jeder schweizerische Unternehmer ist gesetzlich zu einer ordnungsgemässen Buchhaltung verpflichtet. Das gilt für den Einzelunternehmer ebenso wie für Handwerker und Freiberufler, für Personen- und für Kapitalgesellschaften. Rechtsgrundlage für die Buchhaltung ist das Obligationenrecht OR als Teil V des schweizerischen Zivilgesetzbuches ZGB. Die Abteilung IV enthält unter anderem Bestimmungen zur Buchführung. Die kaufmännische Buchführung ist in den Artikeln 957 ff des 32. Titels geregelt.

Je nach Art und Grösse des Unternehmens besteht die Pflicht zur doppelten oder zur einfachen Buchführung. Dementsprechend genügt für die vereinfachte Buchführung ein einfaches Buchhaltungsprogramm, und zwar für

  • Vereine und Stiftungen, für die keine Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister besteht
  • Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im vorangehenden Geschäftsjahr einen Umsatz von bis zu 500.000 SFR erzielt haben

In Artikel 957a OR sind die Grundsätze einer ordnungsgemässen Buchführung näher beschrieben. Zu den wichtigsten unter ihnen gehören die

  • vollständige sowie wahrheitsgemäße Erfassung des einzelnen Buchungs-/Geschäftsvorganges
  • Belegführung zu jedem einzelnen Buchungsvorgang
  • Klarheit der Buchführung
  • Zweckmässigkeit der Buchführung
  • nachhaltige Nachprüfbarkeit mit der dazugehörigen Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht

Professionelles Buchhaltungsprogramm – das sind die Vorteile

Buchhaltungssoftware und dazugehöriges Buchhaltungsprogramm bieten dem Unternehmer eine Vielfalt an Vorteilen. Das wird anhand der folgenden Beispiele deutlich.

Aktueller Überblick in Echtzeit

Die digitale Buchhaltung gibt einen jederzeit aktuellen Überblick, vergleichbar mit dem Onlinebanking. Der einzelne Buchungsvorgang wird in Echtzeit verarbeitet und visuell angezeigt. Für automatisierte Buchungen wie Dauerauftrag und Lastschrift erfolgt die akustische Information per Kontowecker. Mit der digitalen Software hat der Unternehmer von jedem Ort und zu jeder Zeit Zugriff auf seine aktualisierte Buchhaltung. Einzige Voraussetzung ist das mit dem Internet verbundene Endgerät.

CRM-Einbindung

Mit einer individuell angepassten Software lässt sich die Buchhaltung direkt mit dem Firmen-CRM verknüpfen. Das Customer-Relationship-Management gehört als Kundenverwaltung zum Kernbereich des Unternehmens. Sämtliche Kundendaten stehen in einem engen Zusammenhang mit Buchhaltung und Rechnungswesen. In der digitalen Buchhaltung lassen sich die Kundendaten problemlos abspeichern und direkt mit Dokumenten wie Rechnungen oder Angeboten vernetzen. Per Suchfunktion werden Kundeninformationen, Kontaktdaten, Ansprechpartner, Zahlungen und anderes mehr mit einem Mausklick gefunden.

Flexibilität

Die digitale Buchhaltung wird grösstenteils papierlos abgewickelt; ausgedruckt wird nur das Allernötigste. Einzelne Zugriffsberechtigungen für Beschäftigte werden individuell entschieden und hinterlegt. Jeder Buchungsvorgang wird automatisch dokumentiert und sachlich zugeordnet. Dadurch sind Fehlerquellen weitestgehend ausgeschlossen. Die Flexibilität bestimmt sich nach der Ausgestaltung des Buchhaltungsprogramms.

Mahnwesen inklusive

Zu jeder Buchführung gehört als Teilbereich das Mahnwesen vom ersten freundlichen Reminder bis hin zum Mahnbescheid. Das digitale Mahnwesen in Echtzeit ist geradezu ein Muss für die effiziente Buchhaltung mit Liquiditätsplanung und Cashflow.

Zeitersparnis

Der Faktor Zeitersparnis wird mehr der Vollständigkeit halber genannt. Es ist eine systemrelevante Selbstverständlichkeit, dass die digitale Buchhaltung mit einer erheblichen Zeiteinsparung verbunden ist, und somit auch mit der Einsparung bei den Personal- und Verwaltungskosten.

Auch für die Landwirtschaft ist eine Buchhaltung Pflicht

Auch für die Landwirtschaft ist eine Buchhaltung Pflicht

Buchhaltungssoftware für Landwirtschaft und Vereine

Die ganz allgemeine Steuerpflicht gilt auch für Vereine und für die Landwirtschaft. Hier ist in aller Regel ein einfaches Buchhaltungsprogramm ausreichend.

  • Der Verein ist als juristische Person grundsätzlich steuerpflichtig. Er unterliegt der Gewinn- und Kapitalsteuer in demjenigen Kanton, in dem er seinen Sitz hat [Artikel 20 Absatz 1 Steuerharmonisierungsgesetz StHG]. Steuerbefreit ist der Verein, wenn er öffentlichen oder gemeinnützigen Zwecken gewidmet ist oder Kultuszwecke verfolgt [Art. 23 Abs. 1 lit. f und g StHG].
  • Nach Artikel 58 DGB, Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer erfolgt für landwirtschaftliche Betriebe die Einkommensermittlung nach denselben Regeln wie für die übrigen Unternehmen von natürlichen oder juristischen Personen.

Aus dieser Steuerpflicht ergibt sich die Buchführungspflicht und in der Folge davon die Benutzung des jeweiligen Buchhaltungsprogramms.

© KMU-Marketing-Blog.ch – 20.5.2020 (ar)

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