An der Weisheit «Ordnung ist das halbe Leben» ist was dran. Auch wenn der geniale Physiker Albert Einstein (* 14. März 1879 in Ulm; † 18. April 1955 in Princeton) behauptete, dass das Genie das Chaos beherrsche; wir wollen uns ja sicherlich nicht ernsthaft mit Einsteins Genius vergleichen, oder? Tatsache ist, dass es sich mit Ordnung und System deutlich einfacher leben lässt.
Vor allem im Büro – und natürlich auch zu Hause – ist systematische Ordnung von höchster Wichtigkeit. Auch während unserer Abwesenheit sollten unsere Kollegen oder unsere Lebensgefährten in der Lage sein, wichtige Dokumente ohne grosses Suchen schnell und einfach zu finden.
Anstatt Dokumente in einer Schublade oder einem Ablagefach zu stapeln und nun das Aufräumen und Sortieren in die ferne Zukunft zu verlegen, sollte das Einordnen stets zeitnah erfolgen.
Zum Beispiel mit der Hilfe von Ablagesystemen, denn sonst wächst der Widerstand, diese Arbeit zu erledigen gemeinsam mit dem Ablagestapel häufig ins schier Unendliche.
Wenn man jedoch eine Routine einführt und die Archivierung und das Einordnen von Schriftstücken und Akten regelmässig – im Büro räume ich mein entsprechendes Fach stets zum Dienstschluss auf – durchführt, quillt einem der Ablagekorb nicht über.
Zeitersparnis beim Suchen
Wenn die Unterlagen beispielsweise systematisch in einem Hängeregistersystem abgelegt werden, dann kosten das Archivieren, sowie das Herausholen der Mappen nur minimal Zeit. Hängeregister gibt es sowohl als Hängehefter bzw. -ordner, wo die Unterlagen gelocht und abgeheftet werden, als auch als Hängetaschen oder -sammler, wo die Dokumente in einer Loseblattsammlung abgelegt werden können. Vor allem wenn das Register von mehreren Personen gleichzeitig genutzt wird, können Entnahmekarten, die an die Stelle der entnommenen Akte platziert werden, eine grosse Arbeitserleichterung sein.
Nicht-digitale Akten-Archive können nicht gehackt werden
Auch wenn sich viele Menschen im digitalen Zeitalter ein komplett papierloses Büro wünschen, lässt sich das häufig nicht realisieren. In Anbetracht der Tatsache, dass wir uns, sobald unser PC online ist, der Gefahr aussetzen, ausgespäht zu werden, ist es zudem vor allem bei empfindlichen, personenbezogenen Daten empfehlenswert, sie nicht zu digitalisieren.
Stattdessen kann man, z. B. bei der Ordnung von Personal- oder Heimbewohner-Akten, auf durchdachte, spezialisierte Ablagesysteme zurückgreifen.
Häufig werden diese mit praxisorientierten Organisationsschemata geliefert, so dass man bei der Organisation und Archivierung auf die Erfahrung anderer zurückgreifen kann.
Weiterführende Infos zum Thema Ablagesysteme:
