Was ist mit dem Begriff «Buchhaltung» eigentlich genau gemeint? Welche Funktionen sollte eine gute Buchhaltungssoftware bereitstellen? Und was zeichnet ein anwenderfreundliches Buchhaltungsprogramm aus? Dieser Artikel gibt Antworten und unterstützt die Leser*innen bei der Suche nach dem idealen Buchhaltungsprogramm für ihre Firma.
Buchhaltung – was genau damit gemeint ist
Spricht man im Zusammenhang mit einem Gewerbe oder einem Unternehmen von «Buchhaltung», ist in den meisten Fällen die Finanzbuchhaltung und somit die Verwaltung der Finanzen und Zahlungsströme gemeint. Die Kernelementen der Finanzbuchhaltung sind:
- Buchung und Kontierung der Zahlungsströme
- Inventarisierung der Anlagen
- Berichterstellung
Start-ups oder kleine Unternehmen können eine strukturierte Geschäftsführung aufbauen und nachhaltig gewährleisten, wenn die Buchhaltung diese grundsätzlichen Aufgaben erfüllt.
Für die Abdeckung dieser Grundfunktionen ist ein einfaches Buchhaltungsprogramm vollkommen ausreichend. Darüber hinaus werden oftmals jedoch noch zusätzliche Anforderungen und Funktionen mit dem Begriff «Buchhaltung» zusammengefasst – unter anderem können das sein:
- Kreditorenverwaltung und Zahlungsabwicklung
- Debitorenverwaltung und Fakturierung
- Lohnbuchhaltung
- Betriebsbuchhaltung
Bevor man sich also für eine bestimmte Buchhaltungssoftware entscheidet, sollte man darüber nachgedacht haben, welche Aufgaben das Programm übernehmen soll und welche Funktionen es dafür bereitstellen muss.
Diese Merkmale sind ein Muss für eine umfassende Buchhaltungssoftware.
Ein geordneter Überblick zur finanziellen Lage der Firma ist die Basis einer nachhaltig erfolgreichen Geschäftsführung.
Da die Buchhaltungssoftware in diesem Zusammenhang in der Regel ein fundamental wichtiges Werkzeug für den Unternehmer ist, sollte sie die nachfolgend aufgeführten Voraussetzungen erfüllen können:
Geeigneter KMU-Kontenplan
Für in der Schweiz ansässige Unternehmen gelten bestimmte Vorgaben hinsichtlich einer ordnungsgemässen Buchhaltung. Wichtige Grundlage dafür ist ein Kontenrahmen, der auf die Gesetzgebung der Schweiz abgestimmt ist. Hat man also statt «buchhaltungssoftware schweiz» lediglich «buchhaltungssoftware» als Suchbegriff verwendet, sollte dieser Aspekt gleich zu Anfang geprüft werden, um nicht eine Software mit auf beispielsweise deutsche Gesetzgebung abgestimmten Kontenrahmen auszuwählen.
Detailliertes Anlageinventar
Neben einem strukturierten Journal der Geldflüsse ist ein genauer Überblick zu den beständigen Vermögenswerten ebenso wichtig. Ein detailliertes Inventar der im Bestand vorhandenen Maschinen, Einrichtungen und Gebäude sowie die entsprechenden Abschreibungskalkulationen sollten im Funktionsumfang eines Buchhaltungsprogramms enthalten sein.
Strukturiertes Berichtwesen
Damit sich aus den einzelnen Zahlungsströmen ein strukturiertes Gesamtbild ergibt, das dem Unternehmer einen vertrauenswürdigen Überblick zur finanziellen Situation der Firma verschafft, verfügen auch einfache Buchhaltungsprogramme über ein mehr oder weniger umfangreiches Berichtwesen. Zumindest der Jahresabschluss mit entsprechender Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung sollte darüber darstellbar sein.
Kreditorenverwaltung und Zahlungsabwicklung
Basierend auf einer strukturierten Verwaltung der Kreditoren kann mit dieser Zusatzfunktion der ausgehende Zahlungsverkehr abgewickelt werden, indem Rechnungen erfasst und die entsprechenden Transaktionen ausgeführt und verbucht werden.
Debitorenverwaltung und Fakturierung
Dieser Funktionsbereich wickelt die Rechnungsstellung an die Kunden des Unternehmens ab. Neben der diesbezüglichen Kontrolle von Zahlungseingängen ist in vielen Fällen auch ein entsprechendes Mahnwesen integriert.
Lohnbuchhaltung
Nach Erfassung der entsprechenden Personalstammdaten bieten einige Buchhaltungsprogramme auch die Möglichkeit, eine regelmässige Lohnabrechnung abzuwickeln und die jeweiligen Gehaltsüberweisungen auszuführen.
Betriebsbuchhaltung
Hiermit sind in der Regel zusätzliche Funktionen gemeint, die den Anwender bei der Analyse, Steuerung und Planung auf Abteilungs-, Bereichs- oder Unternehmensebene unterstützen und so Entscheidungsgrundlagen schaffen.
Umfang und Komplexität einer Buchhaltungssoftware sollten unbedingt auf die konkreten Anforderungen des jeweiligen Unternehmens und die zugrundeliegende Geschäftstätigkeit ausgerichtet werden. Nur, wenn die im Arbeitsalltag anfallenden Aufgaben effizient mit der Software gelöst werden können, sollte sie in Betracht gezogen werden.
Wenn mit «buchhaltungssoftware schweiz» nach einem einfachen Buchhaltungsprogramm gesucht wird, ist mit «einfach» normalerweise jedoch nicht wirklich die Komplexität und der Funktionsumfang der Software gemeint, sondern vielmehr ihre Übersichtlichkeit und Anwenderfreundlichkeit.
Was ein einfaches Buchhaltungsprogramm auszeichnet
Auf der Suche nach der idealen Buchhaltungssoftware für eine Firma bzw. ein Unternehmen ist neben den rein funktionalen Anforderungen noch ein weiterer Aspekt sehr wichtig: die effiziente Anwendbarkeit der Software im Arbeitsalltag. Damit diese entscheidende Komponente gewährleistet ist, sind die folgenden Merkmale in der Regel entscheidend:
Übersichtlicher Aufbau
Die Benutzeroberfläche der Software muss einfach und klar strukturiert und gegliedert sein. Nur, wenn sich der Benutzer mithilfe einer logisch aufgebauten Menuführung leicht zurechtfindet, ist ein schnelles und reibungsfreies Arbeiten möglich.
Selbsterklärende Prozesse
Die einzelnen Arbeitsprozesse sollten in einer kausalen Reihenfolge und logisch strukturiert sein. Vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen müssen zeitweise, nicht zuletzt bedingt aufgrund von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, auch ungeübte Mitarbeiter mit einer Anwendung arbeiten. Eine selbsterklärende Abfolge der Arbeitsschritte erleichtert dies natürlich ungemein.
Modulare Struktur
Wer weiss am Anfang schon, wo die Reise des Unternehmens mit der Zeit hinführt? Um als Unternehmer hinsichtlich der Buchhaltungssoftware flexibel auf unterschiedliche Entwicklungen der Unternehmenstätigkeit reagieren zu können, empfiehlt sich eine Software mit modularem Aufbau. So können einzelne Funktionen bzw. Module entsprechend der jeweiligen Bedürfnisse in die bisherige Software mitaufgenommen oder auch wieder ausgegliedert werden.
Kompetenter Kundenservice
Eine gute und seriöse Beratung sollte dem Kauf eines Produkts selbstverständlich vorausgehen. Professionelle Anbieter finden so die wirklichen Bedürfnisse des Kunden heraus und können dann auch die entsprechenden Schulungen und Einführungsveranstaltungen optimal darauf abstimmen. Darüber hinaus ist ein gut erreichbarer Ansprechpartner bei akuten Problemen wünschenswert, damit die Nutzung der Software auch langfristig als «einfach» empfunden wird.
Seriöse Anbieter stellen ihrer interessierten Zielgruppe normalerweise eine Testversion der Software für eine begrenzte Zeit zur Verfügung. So können sich die potenziellen Kunden ausführlich selbst ein Bild machen, ob es sich um ein für ihre konkreten Zwecke «einfaches Buchhaltungsprogramm» handelt.
© kmu-marketing-blog.ch/ S. Reifer – 5.11.2021
