Eine der wichtigsten Voraussetzungen um eine KMU zu führen, ist der Überblick in den Finanzen. Es ist wichtig zu wissen, wie viele Forderungen noch ausstehen und vor allem, was man tun muss, wenn trotz Mahnungen immer noch kein Geld eintrifft. Dann ist es Zeit, ein Inkasso-Unternehmen zu beauftragen. Doch wie kommt es zu einem Inkasso?

(Jasmin Taher) Sie beziehungsweise Ihr Unternehmen stellen eine Rechnung für eine Dienstleistung oder für ein Produkt. Die Rechnung wird zum Zeitpunkt der Fälligkeit nicht bezahlt. Ihre Rechnungsabteilung schreibt eine oder gar mehrere Mahnungen, um Ihren Schuldner an seine Zahlungspflicht zu erinnern. Wenn der Kunde auch nach Mahnung den offenen Betrag nicht bezahlt, können Sie den Fall an ein Inkasso-Unternehmen übergeben und das Unternehmen mit der Bearbeitung des Inkasso beauftragen oder ein Betreibungsverfahren einleiten (lassen). Sie können jedoch auch schon die erste Zahlungserinnerung von einem Inkasso-Service versenden lassen, um Ihre Buchhaltung zu entlasten.

Checkliste vor der Übergabe des Falls an ein Inkasso-Unternehmen

Bevor Sie den Fall an ein Inkassounternehmen übergeben, prüfen Sie bitte die folgenden Punkte:

  1. Wurde eine Dienstleistung erbracht oder ein Produkt übergeben?
  2. Wurde eine Rechnung gestellt?
  3. Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug?
  4. Weisen Sie in Ihren AGB auf Mahngebühren oder Verzugszinsen hin?
  5. Hat der Kunde den AGB zugestimmt?
  6. Wurde eine Mahnung geschrieben?
  7. Es wurde kein Zahlungseingang zur Fälligkeit der Mahnung verbucht?
  8. Weisen die AGB auf Fallübergabe an ein Inkasso-Unternehmen hin?

Wenn die obigen Fragen alle mit «Ja» beantworten können, sollten Sie ein Inkasso-Verfahren in Betracht ziehen und ein Inkasso-Büro mit einem Inkasso beauftragen.

Tipps bevor Sie ein Inkasso-Unternehmen beauftragen

Wenn Sie als Unternehmer ein Inkassobüro oder einen Anwalt damit beauftragen, müssen Sie gemäss Gesetz das Honorar für die Dienstleistung selbst bezahlen. Vor der Fallübergabe können Sie eine Offertanfrage stellen, welche Kosten für ein Inkasso anfallen. Um eine kostenlose Offerte einzuholen, müssen Sie lediglich angeben, ob Sie hauptsächlich Firmen-, Privatkunden oder beides gleichermassen haben, zur durchschnittlichen Forderungshöhe und Informationen übermitteln zum ungefähren Alter der einzutreibenden Forderungen und mit wie vielen Fälle Sie im Jahr rechnen.

Viele Inkasso-Unternehmen bieten übrigens auch an, Bonitätsauskünfte für Sie einzuholen.

Bonitätsprüfung vor Kauf auf Rechnung

Eine Vorleistung bei einem «Kauf auf Rechnung» ist für Sie und Ihr Unternehmen stets mit einem Ausfallrisiko verbunden. Durch etwaigen Zahlungsverzug können Liquiditätsengpässe in Ihrer Firma entstehen. Im schlimmsten Fall könnte Ihre Existenz gefährdet sein. Wenn Sie Ihren Kunden auch «Kauf auf Rechnung» anbieten, sollten Sie zur Sicherheit vor Auslieferung einer Bestellung, vor dem Erbringen einer Dienstleistung oder der Übergabe eines Produkts eine Bonitätsprüfung ausführen lassen. Sie können den «Kauf auf Rechnung» auch nur für Kundschaft anbieten, die ihren Wohnsitz in der Schweiz oder in Liechtenstein hat. Ausserdem können Sie in Ihren AGB darauf hinweisen, dass Sie Kunden ohne Angabe von Gründen von der Möglichkeit des «Kauf auf Rechnung» ausschliessen.

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